Hiểu rõ sự cần thiết và những nội dung cơ bản của một bản miêu tả công việc không nhất thiết đồng nghĩa với việc nhanh chóng viết ra văn bản này. Với các chi tiết cụ thể của 8 phần cơ bản, hy vọng việc bắt đầu và hoàn thành bản miêu tả công việc sẽ sớm xảy ra.

1) Chi tiết công việc
Phần này miêu tả các chi tiết của công việc và thường được trình bày trước tiên. Nội dung gồm:

  • Chức danh
  • Báo cáo trực tiếp với ai (chức danh của người quản lý trực tiếp)

Trong phần này còn có thể bổ sung thông tin liên lạc, tên người đảm nhiệm vị trí, tên và thông tin liên lạc của người giới thiệu…

2) Mục đích
Phần này cung cấp các thông tin ngắn và chính xác lý do hình thành hoặc vai trò của vị trí trong tổ chức. Trình bày tác động và tầm quan trọng của vị trí công việc trong tổ chức giúp người lao động trả lời được các câu hỏi:

  • Vị trí sắp/đang đảm nhiệm cần hoàn thành những phần mục tiêu nào trong định hướng chung của tổ chức?
  • Đâu là đóng góp tiêu biểu nhất của vị trí công tác cho hoạt động và thành công của tổ chức?
  • Công việc nào sẽ không thể thực hiện nếu vị trí công tác không được hoàn thành?
  • Vì sao tổ chức cần vị trí công tác?

Chuẩn bị phần nội dung này giúp người tuyển dụng một lần nữa kiểm tra lại tính cần thiết của vị trí công tác, ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống, các mối liên hệ giữa vị trí công tác với bộ phận còn lại của tổ chức, cùng các yêu cầu công việc khác.

Phần mục đích công việc cần tập trung vào vị trí công tác cụ thể. Sai sót dễ mắc là phát biểu mục đích bao trùm cả các công việc ở cấp độ trên, dưới hoặc có khi, hầu như không có liên quan tới vị trí đang tuyển dụng.

3) Tương tác
Phần này liệt kê các tác động trực tiếp và gián tiếp của vị trí công tác với các bộ phận còn lại trong tổ chức. Nếu có thể, sử dụng các con số định lượng để giúp người đọc hình dung rõ ràng và cụ thể nhất khối lượng và phạm vi công việc.

  • Mật độ báo cáo
  • Nhân sự trong bộ bộ phận, số người quản lý trực tiếp, gián tiếp
  • Mục tiêu tăng trưởng doanh số, thị phần
  • Ngân sách hoạt động chung của bộ phận…

Với phần này, có một vài lưu ý:

  • Khi trình bày tương tác của vị trí với các bên liên quan, bản miêu tả không việc không cần chỉ rõ người đảm nhận công việc sẽ đóng góp hay tác động (định lượng) thế nào tới các con số chung. Ví dụ, không cần thiết chỉ rõ việc hoàn thành mức doanh số của mình sẽ tác động cụ thể bao nhiêu phần trăm vào mục tiêu tăng trưởng doanh số của doanh nghiệp. Đó là bởi vì còn nhiều các nhân khác trong doanh nghiệp cũng đang cùng đóng góp vào đó.
  • Định nghĩa chính xác các quan hệ tương tác quan trọng hơn từng con số cụ thể và chi tiết.
  • Có thể có những công việc gần như độc lập hoàn toàn với các vị trí khác trong tổ chức hoặc định lượng quan hệ giữa vị trí công tác với các bộ phận khác là không thể xác định được.job.gif

4) Nghĩa vụ cơ bản
Phần này miêu tả các sản phẩm cuối cùng cần có của vị trí công tác, trả lời cho câu hỏi: "Các kết quả công việc cần hoàn thành để đạt được mục tiêu chung của tổ chức với vị trí công tác là gì?" Các nghĩa vụ cơ bản tập trung vào:

  • Các sản phẩm cuối cùng của vị trí công tác.
  • Miêu tả kết quả công việc, chứ không phải các việc cần làm và các bổn phận. Phần này nói tới kết quả công việc là "cái gì" và không hướng dẫn "làm thế nào".
  • Các sản phẩm của công việc có mức độ ổn định cao và chỉ thay đổi khi bản thân vị trí công tác có các điều chỉnh cơ bản.
  • Từng sản phẩm của công việc được phân biệt rõ với các kết quả còn lại và miêu tả một lĩnh vực cụ thể mà người đảm nhiệm vị trí công tác cần hoàn thành.
  • Trình bày cách thức kiểm tra và/hoặc xác định mức độ hoàn thành của công việc.
  • Chỉ tập trung vào công việc đang được miêu tả.

Liệt kê các lĩnh vực chính mà người đảm nhiệm vị trí công tác cần chịu trách nhiệm hoặc có liên quan giúp chuẩn bị tốt phần nội dung này.

5) Năng lực
Với từng trách nhiệm công việc cụ thể, bản miêu tả công việc liệt kê các tiêu chuẩn năng lực để hoàn thành công việc. Có thể trình bày dưới dạng liên hệ trực tiếp giữa tiêu chuẩn năng lực và kết quả công việc cần hoàn thành.

Việc chuẩn bị yêu cầu năng lực cần chú ý tới cấp độ của vị trí công tác trong tổ chức. Công việc mang tính thường nhật, có thể định nghĩa rõ ràng và sắp đặt trong cấu trúc đơn giản thường không có nhiều tiêu chuẩn năng lực. Các công việc có nhiều quan hệ với các bộ phận (bên trong) và đối tác (bên ngoài) và có kết quả công việc không thực sự rõ ràng đòi hỏi được dành nhiều thời gian hơn cho phân tích và xác định yêu cầu công việc.

Năng lực cạnh tranh của một cá nhân có thể là bất kỳ đặc tính nào thể hiện sự khác biệt của cá nhân đó với những người khác. Đó có thể là kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi, động lực làm việc hay bất kể điều gì mang lại hiệu suất cao trong công việc. Nếu phần nghĩa vụ cơ bản đề cập tới đầu ra của công việc, thì năng lực đề cập tới đầu vào của vị trí công tác.

6) Tiêu chuẩn đánh giá
Nếu bản miêu tả công việc được chuẩn bị cho mục đích quản lý hiệu quả làm việc, thì cần chuẩn bị các định nghĩa về cách thức đánh giá kết quả làm việc với từng nghĩa vụ và sản phẩm cụ thể.

7) Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức thường chuẩn bị với ô vuông/chữ nhật/tròn và được kết nối bằng đường gạch và mũi tên. Nội dung cơ bản gồm:

  • Người đứng đầu tổ chức
  • Các bộ phận chính
  • Người phụ trách trực tiếp của vị trí công tác

8) Thông tin chung
Phần này trình bày thông tin bổ sung, tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng của bản miêu tả công việc và văn hoá của tổ chức.

Tổng hợp

www.saga.vn

 

0 Comments

You can be the first one to leave a comment.

Leave a Comment

 




 
*